Assistenz im Bereich Wissenschaftliche Produkte

Beschreibung

Sie interessieren sich für die Verwaltung im öffentlichen Dienst und allgemeine Assistenztätigkeiten? Sind Sie ein Organisationstalent, das gerne Koordinationsaufgaben übernimmt und eigenständig arbeitet? Dann könnte unsere ausgeschriebene Stelle als Assistentin/Assistent in der Abteilung 1 – Wissenschaftliche Produkte am Institut des Bundes für Qualitätssicherung im österreichischen Schulwesen (IQS) Salzburg sehr gut für Sie passen.

Das IQS – als nachgeordnete Dienststelle des BMBWF – sucht 2 x eine Assistentin/einen Assistenten in Teilzeit 20 Wochenstunden.

Sie kennen das IQS noch nicht? Dann besuchen Sie uns auf unserem YouTube-Kanal www.youtube.com/@iqsgvat.

Das Monatsgehalt beträgt in der Einstiegsstufe bei Teilzeit 20 Wochenstunden EUR 1.225,55 brutto (14-mal jährlich) und kann sich auf Basis der gesetzlichen Vorschriften durch anrechenbare Vordienstzeiten sowie sonstige allfällige mit den Besonderheiten des Arbeitsplatzes verbundene Entlohnungsbestandteile erhöhen.

GRUNDDATEN
Wertigkeit/Einstufung: A3/2 bzw. v3/2
Dienststelle: IQS – Institut des Bundes für Qualitätssicherung im österreichischen Schulwesen
Dienstort: Salzburg
Vertragsart: Unbefristet
Beschäftigungsausmaß: Teilzeit
Beginn der Tätigkeit: ehestmöglich
Ende der Bewerbungsfrist: 15.12.2024
Monatsentgelt/bezug mindestens: EUR 1.225,55 (20 Wochenstunden)
Referenzcode: BMBWF-24-5060
Online-Bewerbung: Jobbörse der Republik Österreich unter https://bund.jobboerse.gv.at/sap/bc/jobs/#/details/00505684AF8F1EEFA8B2DDBCBA118F15

AUFGABEN UND TÄTIGKEITEN
* Assistenztätigkeiten für die Abteilung (u. a. eigenständige Bearbeitung von elektronischen Akten und Gewährleistung des Unterschriftenlaufs; Vorbereitung und Durchführung von Massenaussendungen; Organisation und Verteilung der Abteilungspost)
* Allgemeine Büroorganisation inklusive Koordination von Terminen/Besprechungen/ Veranstaltungen und Dienstreisen der Abteilung
* Vertrags- und Dokumentenmanagement (z. B. Erstellung von Werkverträgen, Organisation und laufende Betreuung der Ablage für Verträge und Schriftverkehr)
* Unterstützung der wissenschaftlichen Referate (u. a. Protokollierung von Besprechungen, Aufbereitung von Unterlagen, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Seminaren)
* Unterstützung der Abteilungsleitung (u. a. aktives Einbringen von Vorschlägen, gemeinsame Umsetzung von Verbesserungen der Prozessabläufe im organisatorischen Bereich)
* Telefondienst im Innen- und Außenkontakt (v. a. auch mit externen Arbeitskräften)

ERFORDERNISSE
* Die österreichische Staatsbürgerschaft oder unbeschränkter Zugang zum österreichischen Arbeitsmarkt
* Abgeschlossene facheinschlägige Ausbildung (z. B. Lehre, berufsbildende mittlere Schule) ODER abgeschlossene Ausbildung (z. B. Lehre in einem nicht facheinschlägigen Bereich) mit Berufserfahrung im Büromanagement; Matura/Reifeprüfung von Vorteil
* Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

ANFORDERUNGEN (Gewichtung in %)
* Fundierte EDV-Kenntnisse insb. MS-Office und die Fähigkeit/Bereitschaft, sich neue Anwendungen (z. B. elektronisches Aktensystem) anzueignen (30)
* Kenntnisse im Büromanagement (z. B. Terminkoordination, Dokumentation, Protokollerstellung, Aufbereitung und Bereitstellung von Dokumenten) (25)
* Gute Kommunikationsfähigkeit (schriftliche und mündliche/telefonische Korrespondenz) (25)
* Grundkenntnisse des österreichischen Bildungssystems (10)
* Fähigkeit strukturiert, genau und eigenständig zu arbeiten (5)
* Motivation, Belastbarkeit, Kommunikations- sowie Teamfähigkeit (5)

Inhaltliche Fragen richten Sie bitte an: bewerbung@iqs.gv.at